Ingin tahu kapan sebaiknya Anda mengirim siaran pers yang berikutnya? Ingatlah, penentuan waktu adalah segalanya.

Mempromosikan artikel kepada jurnalis adalah bagian penting dari setiap strategi humas, tetapi Anda harus mengetahui kapan sebaiknya Anda mengirimkan materi pers, ini juga sama pentingnya. Biasanya, seorang reporter bisa menjadi sangat sibuk dan tidak bisa diprediksi, dan menampilkan berita Anda di hadapan mereka pada saat yang penting sering kali bisa menjadi faktor penentu agar bisa segera menerbitkan atau mengabaikan e-mail dari Anda.

Meskipun tidak ada jawaban yang cocok untuk semua pertanyaan tentang kapan sebaiknya mempublikasikan siaran pers, namun ada beberapa pedoman umum yang bisa diterapkan pada sebagian besar situasi.

Idealnya, Anda ingin menargetkan jurnalis pada waktu yang paling tenang sehari sebelum siklus berita dimulai. Ini biasanya terjadi pada pagi hari hingga waktu makan siang. Hari terbaik untuk merencanakan perilisan berita Anda adalah antara hari Selasa dan Kamis. Jeda yang pendek, memang benar, tetapi ada beberapa alasan utama untuk memilih hari-hari tersebut. Akhir pekan dan hari libur tidak direkomendasikan karena alasan yang jelas, dan pada hari Jumat, ada kecenderungan banyak orang yang sudah bersiap untuk berakhir pekan.

Meskipun tidak ada konsensus yang jelas tentang apakah hari Senin adalah hari yang baik untuk memasukkan berita atau tidak, namun ada beberapa penelitian yang menunjukkan bahwa lebih dari separuh jurnalis lebih memilih untuk menerima penerbitan berita pada hari Senin daripada hari lainnya.

Selain poin-poin penting ini, ada beberapa cara efektif untuk menentukan waktu perilisan Anda dan menarik perhatian jurnalis dan editor yang kehabisan waktu.

1. Tentukan waktu pengajuan Anda

Sebagian besar outlet media besar akan mengadakan satu, bahkan dua, rapat editorial untuk membahas berita hari ini, waktu penerbitan, dan sudut pandang. Ini berarti menyampaikan materi pers Anda kepada reporter sebelum rapat editorial berarti mereka lebih mungkin untuk menyampaikan berita tersebut kepada editor senior. Jika Anda ingin mencetak berita pada hari berikutnya, pertimbangkan bahwa sebagian besar surat kabar akan menutup penambahan pada halamannya sekitar pukul 17:00. Halaman depan dan belakang biasanya yang paling terakhir dan bisa berubah sewaktu-waktu.

2. Pastikan agar singkat dan padat

Jurnalis menerima siaran pers dalam jumlah yang sangat banyak setiap hari dan memiliki waktu yang terbatas untuk membacanya. Untuk meningkatkan kemungkinan siaran pers Anda dibaca, penting untuk menarik perhatian mereka dalam beberapa kalimat pertama. Pastikan paragraf pembuka Anda jelas dan menyampaikan informasi yang paling layak secara ringkas untuk diberitakan.

3. Sampaikan konteks

Jelaskan mengapa berita tersebut penting dan bagaimana berita itu bisa memasuki gambaran yang lebih besar. Sampaikan informasi latar belakang dan data untuk mendukung pendapat Anda. Ini bisa membantu mereka dalam rapat editorial untuk menyampaikan cerita tersebut kepada editor.

4. Pertimbangkan materi tambahan

Pertimbangkan untuk menyertakan materi tambahan yang bisa diakses dengan mudah oleh jurnalis untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Memberikan informasi latar belakang, kutipan dari Pejabat Eksekutif Tertinggi Anda, gambar resolusi tinggi, infografis, data yang relevan, atau aset video bisa membantu jurnalis menerbitkan cerita Anda dengan lebih mudah dan lebih cepat. Kutipan dari manajemen senior, klien, dan orang-orang penting yang terlibat juga bisa memberikan kredibilitas pada pesan Anda dan membantu agar siaran pers Anda menjadi lebih menarik.

5. Pastikan agar relevan

Pastikan berita tersebut relevan dengan spesialisasi jurnalis, ini sangat penting dan akan menghemat waktu mereka sepanjang hari yang biasanya sangat sibuk. Mengirim siaran pers Anda berjam-jam atau bahkan sehari sebelum tanggal publikasi yang dimaksud memberikan waktu yang cukup kepada jurnalis untuk meninjau konten Anda, menindaklanjuti dengan pertanyaan jika diperlukan, dan mempertimbangkan kelayakan berita dan relevansinya dengan publikasi mereka.

6. Beradaptasi terhadap perubahan menjelang tenggat

Terlepas dari upaya terbaik Anda untuk mengirimkan siaran pers sebelum rapat editorial dan tenggat penerbitan, penting untuk menyadari bahwa lanskap media bersifat dinamis. Berita sela atau kejadian tak terduga dapat menyebabkan pergeseran mendadak dalam prioritas editorial, yang mengakibatkan perubahan rencana liputan. Beradaptasi dan memahami situasi ini sangat penting dalam menjaga hubungan positif dengan jurnalis dan meningkatkan peluang liputan di masa yang akan datang.